出会いを次につなげるイベントブースのデザイン　Designship 2023出展レポート

2023年9月30日、10月1日に開催された国内最大級のデザインカンファレンス「Designship 2023」に、コンセントはPLATINUMスポンサーとしてブースを出展し、200名以上の方にお越しいただきました。足を運んでいただいた皆さま、誠にありがとうございました。

今回の出展で目指したのは、コンセントのミッション「デザインでひらく、デザインをひらく」をキーワードに多くの来場者とつながること。この記事では、出展当日までにブース運営チームが歩んだプロセスをなぞりながら、企画する際に意識したことを紹介します。執筆を担当するのはチームメンバーの内田です。どうぞお付き合いください。

コンセントのブースができるまで

1-1：「どんなコミュニケーションを生みたいか？」から始める

「イベント当日のブースの様子」を想像してみてください。さまざまなイメージが浮かぶと思いますが、きっと人と人が何らかのやりとりをしている点は共通しているのではないでしょうか。たとえスタッフがいないブースだったとしても、そこでは展示物や配布物を通した発信がなされているはずです。つまり、ブースは「コミュニケーションの場」であるといえます。

ブースでは、アクティビティやチラシ、パンフレットなど、さまざまな要素を活用してコミュニケーションを行います。また、対応するスタッフ自身がメディアやコンテンツそのものになる側面もあるでしょう。そこで届けられるものに一貫性が感じられないと、来場者が受け取る印象が散漫になってしまう可能性があります。そこで、ブース全体をまとめ上げるための軸になるのが「どんなコミュニケーションを生みたいか？」というコンセプトです。ブースを企画するに当たって、私たちはまず以下の5つの観点で目的を整理・検討し、その後の全てのプロセスにおける意思決定に活用しました。

1-2：ブースを支える要素に役割を与える

1-1で「あなたもわたしも『デザインでひらく、デザインをひらく』」というコンセプトコピーを生み出しましたが、配布物やアクティビティの内容といった詳細を詰めていくための判断材料としては少々具体性が足りませんでした。そこで次に検討したのが、ブースを構成する要素の「役割」です。今回は計5つの配布物・アクティビティを準備し、それぞれに以下のような役割を与えました。

これらの役割は、多くの来場者が会場でたどる流れを想定して検討しました。コンセントを認知し、ブースに来て、アクティビティを経て、また出会える場を知る。その流れのどこで各要素が機能するかを踏まえることで、内容を並行して検討しやすくなりました。

A4チラシ

プロモーションムービー

プロモーションムービー

アクティビティシートとボード

来場者にご自身と「デザインでひらく、デザインをひらく」とのつながりを感じてもらうため、「ひらく」から連想される体験・思いをシートに記入し、ボードに貼り付けていただくアクティビティを実施した。

B5二つ折りチラシ

B6ノート

1-3：現実の空間を思い浮かべる

ここで忘れてはならないのが、ブースは現実空間であるということです。そこにはどうしても物理的な制約が存在します。例えば、利用可能なスペースの広さ、電源が使えるかどうか、貸与品の有無、もち込んでよい什器の大きさ、搬入出のルールなど。それらはイベントや会場によって異なります。今回の出展に当たってはDesignship 2023の運営者からいただいたスポンサーマニュアルを踏まえ、現実空間としてのブースを設計していきました。

以下が実際に作成したブースのラフスケッチ・模式図です。来場者視点と俯瞰視点で、ブースに展示するアイテムを簡単にまとめています。

これらはチームの中でブースのイメージをそろえる助けになりました。アクティビティ検討の際には、模式図から想定したアクティビティ用エリアの広さをオフィスの机で再現し、使用するアイテムの仕様を本番に近い形で確認しました。

1-4：手引きと対話でチームの安心をつくる

事前準備の仕上げとして、ブースの目的から具体的なオペレーションに至るまでをマニュアルとして明文化しました。出展当日のブース運営スタッフは、2日間で計7名。そのうち3名が企画には参加していない「当日のみ」のスタッフでした。つまりはチームの中でも、これまでの企画にどれくらいコミットしてきたか、出展についてどの程度理解していたかにギャップがあったのです。配布物やアクティビティ、ブースのレイアウトが大切なのはもちろんですが、会場ではそこに立つスタッフも企業の印象を大きく左右します。そのため、スタッフ全員が安心してイベントに臨めるよう、必要となる情報を網羅したマニュアルを作成しました。

出展1週間前には、マニュアルを読み合わせた上でスタッフ役と来場者役に分かれての模擬アクティビティを行いました。

「こんなお声掛けをしよう」
「説明の流れはこんな順序がいいね」

ロールプレイによって会場で行いたいコミュニケーションについての対話や気付きも生まれ、スタッフ同士の距離を近づけることができました。

顔を合わせてのコミュニケーションから生まれたつながり

Designship2023当日、準備したアクティビティ用のボードは百人百様の「ひらく」に彩られ、スタッフ一同感無量でした。コンセントの「デザインでひらく、デザインをひらく」には、デザインを通して社会を切り拓く、知識を啓く、デザインの可能性を拓く……といった意味が込められています。

しかし、会場では私たちが思ってもいなかった解釈にも多く触れることができました。組織や社会を引っ張るような「ひらく」。はたまた、個人の生活にひっそりと息づいた「ひらく」。

私たち一人ひとりにできることが限られている中では、緩やかにつながりつつも、それぞれがそれぞれの思いを実践することに価値があると思います。バラバラな声・体験・思いが「ひらく」や「デザイン」という言葉を中心に集まっていく様子は、ささやかな、しかし確かな希望を感じられる光景でした。

正直に明かすと、ここまで多くの方々と出会い、お話しすることがかなうとは予想していませんでした。さまざまな領域の方とデザインについて語らえたこと、お悩みをもった方のご相談を直接伺えたこと、そして、ブースやコンセントそのものに対して「面白い」というお声をいただけたこと。それらの全てがうれしく、励みになりました。実際にその後のお付き合いが生まれた例もあります。あの場でご縁を結んでくださった皆さまに、この場を借りてあらためてお礼申し上げます。ありがとうございました。

冒頭でもお伝えした通り、ブースはコミュニケーションの場です。どんな形であれ、そこでは情報やメッセージのやりとりが生まれます。だからこそ私たちは「どんなコミュニケーションを生みたいか？」から出発し、まとまりのあるブースの「デザイン」を目指しました。その思いがあったからこそ、想像を超える対話・つながりの数々と出会えたのだと、私は信じています。

コロナ禍が始まった2019年12月から4年がたつ今、ブースを含むオフラインコミュニケーションの場は徐々にその熱を取り戻しつつあるように見えます。この記事がそのような場を企画する際の一助になればうれしい限りです。