UXデザイングループのマネジメント実践　成長に向かって「動ける」組織をつくり出す

こんにちは、UX/UIデザイナーの黒坂です。私はコンセントのUser Experience Design group（以下、UXデザイングループ）のマネージャーとして延べ3年間、現在は20名超の組織マネジメントを行っています。

マネージャーになってからは「どのようにすればメンバーの主体的な動きを引き出し、組織・個人にさらなる成長をもたらすことができるか」という問いに日々向き合ってきました。就任当初は組織の目標と成果の間にあるギャップをどのように埋めればいいのか手探りでしたし、言葉を尽くしただけではうまく行動に結びつかなかったり、試しては反省の繰り返しで苦労しました。

就任2年目を迎えた2021年度からようやく自分のマネジメント方法に手応えが得られ、所属メンバーの活動成果として、前年度比で営業数値は121%、人事評価では112%を達成することができました。

この記事では、メンバーがより主体的に「動く」マネジメント方法を具体例とともに共有します。世の中のマネージャーの課題解決や、所属するメンバーの活き活きとした活動の一助になれば幸いです。

組織運営に重要な「目標設計と評価」「進捗管理と実行支援」

読み進めていただく前に、この記事の前提をお伝えします。組織の話は大きく分けると、文化や体制、評価制度などの「組織の設計」と、それに基づいて“どのように組織や個人の成長のための行動を促進できるか”という「組織の運営」の2つがあります。

本記事では、組織の運営における重要な観点「目標設計」「進捗管理とサポート」「評価」を取り上げます。マネジメントする中で直面した課題と（マネージャーでしたらどれも少なからず身に覚えがある課題かと思います）、その対応についての実践をご紹介します。

フレームワークを活用した目標設計

コンセントでは期初に「目標シート」という全社員共通のフォーマットを使って、メンバーが1年間の活動目標を作成します。作成した目標は所属チームのリーダーとマネージャーとの面談を通して完成となります。

目標設定期間として1カ月設けられていますが、メンバーと上長の両者が1年後の達成の姿、それに至る道筋が見えるまで時間をかけて作成します。しかし期初段階ではうまく設定できたと思っていた目標も、時間がたつに連れて「達成基準が曖昧だった。今からどうすれば達成できるかわからない」という状態に陥ることがありました。

そこで、UXデザイングループでは「SMARTの法則」や「ロジックモデル」といった、目標の質を評価したり成果から逆算して行動まで構造的に整理するフレームワークを活用しています。

「SMARTの法則」

さらに、1年後の評価面談でアピールする成果やそのエピソードを目標設計時点で書いておくと、より行動のイメージができるのでオススメ。

「ロジックモデル」

時間をかけて複数の観点から具体化された目標は、メンバー自身が「チャレンジできそう」という確信を得た状態からスタートすることができるため、計画に対する実行力がかなり底上げされました。

複数回、「SMARTの法則」や「ロジックモデル」を活用しブラッシュアップした目標の例

アウトカムに着目して実現する「納得」を生む評価

私はUX/UIデザイナーですが、UXデザイングループには他にエンジニアやコミュニケーションデザイナーなど、さまざまな専門性をもったメンバーが所属しています。そのため活動評価において「UX/UIデザイナーの上長が、エンジニアのメンバーの評価を行う」というようなことが起こります。

正直に言うと、メンバーそれぞれの専門性を生かした「アウトプット」を見て適正な評価を行うことを難しく感じることがありました。メンバーにも「適正に評価されていない」というようなフラストレーションがたまっていたと思います。

また、お互い「アウトプット」を生み出すために行った「アクション」に注目しすぎたことで、「こんなに頑張ったのに！」「いやそこまで頑張っているか？」など、双方の価値観に基づいた主張が強くなり、評価結果に対して納得が得づらい状況も起きていました。

この課題を解決するために、アウトプットから生み出された成果である「アウトカム」を評価指標として重要視する目標設計・評価への変更を行いました。アウトカムを強く意識して言語化することにより、手段や気持ちに左右されずメンバーと上長の双方が納得する評価ができるようになり、モチベーティブな組織へと変わりました。

忘れずに述べておきたいこととして、関わっている事業の成果だけでなく、メンバーの成長そのもの（1年前と比べ、どのようなことができるようになったのか）も大事なアウトカムの1つです。メンバーの成長を適正に評価することで、より大きな事業のアウトカムを生み出せる組織に成長すると確信しています。

問題を早期発見するコミュニケーション設計

組織目標の達成に向けて、なんらかの理由でメンバーの行動が停滞している状態を、マネージャーが素早く・正しく検知して早期に対応することはとても重要です。いくつかの試行錯誤を経て、UXデザイングループでは以下のようなチャネルとフローで情報収集と対応を行っています。

チャネルとフローは組織の文化や形に合わせて設計できると思いますが、必要な情報が無理なくキャッチできるか？キャッチした情報を無駄なく使えているか？マネージャーが欲しい情報だけになっていないか？という観点で改善を繰り返すことが重要です。

情報収集

① 「朝夜お仕事設計」

UXデザイングループでは、メンバー一人ひとりが始業時に業務設計を行い、終業時にその結果を報告します。部門メンバーであれば誰でもアクセスできるオープンなチャット空間で行うため、メンバーの日々の活動や状態が部門全体で可視化されます。

② 「1on1」

参画しているプロジェクトで実施していることや困ったこと、プロジェクト外でもなんでも会話・相談ができる機会として設けています。ちょっとした会話の中に言葉にできない課題を感じ取れることがあり、1、2年目など年次が若いメンバーにおいては毎週開催して、頻度高くコミュニケーションを取っています。

③ 「リーダー・マネージャー限定チャット」

マネジメント層でメンバーの良い行動や課題の情報交換を行っています。リーダーが自チームメンバーの参画しているプロジェクトに関わっていない場合は具体的な動きが見えないため、メンバーと関わりのある別のリーダーから情報を得たりもします。

対応

① 「朝夜お仕事設計」に対するフィードバック

日々のお仕事設計に対してアドバイスなどを行い、業務のヒントを与えます。

② 「1on1」での個別対応

個人の状況に対して、個別に改善策を検討・提案します。

③ 「各レイヤーでのマネージャー会議」での対応

起きている問題をいくつかの課題に整理し、組織の運営方針・方法の修正や制度の改善を行うことで解決へと動きます。

情報収集と対応の効果を最大化するためには「オープン」であることと、それを支える「自己開示」がとても重要です。問題や課題を「オープン」にし、個人の持ち物ではなく組織全員の持ち物として扱うことで解決が可能になります。そしてオープンな情報共有を行うためには、心理的安全性の高い環境をつくるための「自己開示（弱みや失敗などもさらけ出す）」のコミュニケーションも大事です。

目標でつながる小さなチームづくり

期初に立てた目標に向かって黙々と自身を律して1人で行動するのはなかなか大変です。そこで、UXデザイングループでは個人目標を部門メンバー全員で共有し、近しい目標を立てたメンバー同士で小さなチームをつくっています。

目標が近いメンバー同士のチーム活動は、学習効率を高めたり、1人ではできない活動ができたりなど、取り得る手段が増えることで効果的にメンバー全員の実績・成果へとつながります。さらに、適度なプレッシャーや心の支えとなることから、目標達成に向けてとても有効な手段になっています。

組織の規模や特徴に合わせて、成長をデザインする

ご紹介した課題に対する対応は、マネジメントする上で古典的な観点や方法かもしれません。しかし、組織の規模や特徴に合わせて、成長に必要なことを適切な量と質で確実に実行できるようにデザインすることは大変ですが、重要です。

また、リモート環境でメンバーの成長をサポートするためには「情報収集」が特に重要です。組織内で良い成功や失敗が共有されないことは、組織の成長にとっても大きな損失につながります。この記事でも「朝夜お仕事設計」というチャットツールを使った方法を紹介しましたが、どんどんアップデートしていきたいので、皆さんの組織のインフラに合わせた創意工夫や学びをぜひ教えてください！個々のメンバーの成長あっての組織成長だと確信しています。